FAQ sulle "Indicazioni operative"

1. La prenotazione dei biglietti ferroviari sarà effettuata preventivamente da codesta istituzione scolastica o direttamente dai partecipanti, con successivo rimborso delle spese?

  • L’istituto in epigrafe si occuperà del solo rimborso delle spese sostenute dietro invio dei giustificativi prodotti.
    Quindi le spese di viaggio e di eventuali pasti e/o pernottamenti saranno inizialmente a carico dei partecipanti e rimborsate solo successivamente.

2. Esistono indicazioni o vincoli riguardo la scelta dell'hotel (3 stelle) o dei ristoranti per la cena (previo rispetto dei limiti di costo indicati)?

  • Per i vincoli e le indicazioni relative ai limiti di spesa per i pasti e/o scelta dell'albergo si rimanda alle norme che regolano le missioni per i dipendenti pubblici.

    In linea di massima sarà comunque sufficiente rispettare le prescrizioni indicate nel modello di rimborso e di seguito riportate.

    • Pernottamento in albergo 3 stelle nel caso di missione superiore a 12 ore.
    • Rimborso del secondo pasto giornaliero per missioni superiori a 12 ore (nei 3 giorni del seminario è già prevista la fruizione gratuita di un pasto giornaliero).
    • I limiti di spesa per il secondo pasto giornaliero sono i seguenti:
      • 22,26 euro per il personale non Dirigente;
      • 30,55 euro per personale Dirigente.
    • I documenti fiscali prodotti per il rimborso dovranno riportare, oltre la denominazione/Ragione sociale della ditta fornitrice, la descrizione analitica dell’operazione effettuata (natura, qualità e quantità dei beni e servizi che costituiscono l’oggetto dell’operazione e dovranno essere integrati con le generalità del dipendente fruitore del servizio).
    • Il rimborso delle spese di vitto è consentito per i pasti fruiti nella località sede di missione ovvero durante i viaggi di andata o ritorno.
    • Il partecipante, con sede di servizio distante da Roma non più di 90 minuti di viaggio con il mezzo di linea più veloce (aerei esclusi), dovrà rientrare giornalmente in sede.
    • Nella scelta dell’hotel si raccomanda di evitare il superamento del limite di spesa di 70 euro/notte.

3. Cosa si intende per "consegna dei titoli autorizzativi di partecipazione" al seminario?

  • In linea di principio ogni missione compiuta da dipendenti pubblici, indipendentemente dalla qualifica rivestita, deve essere disposta dal Capo ufficio mediante formale lettera d’incarico (o titolo autorizzativo).
    Nel caso specifico, per la partecipazione al seminario formativo per l’attuazione del D.Lgs. 63/2017 – 21- 23 gennaio 2020, autorizzato e organizzato dal MIUR, sarà sufficiente che il partecipante sia correttamente iscritto al seminario (presenza del nominativo nell’elenco degli iscritti) e abbia partecipato alle giornate previste.
    Pertanto sarà sufficiente allegare al modulo di rimborso spese una copia dell’attestato di partecipazione ricevuto.

4. Esiste un elenco di hotels o ristoranti suggeriti?

  • Questa amministrazione non può dare indicazioni di carattere preferenziale su strutture alberghiere specifiche. Pertanto la scelta e la prenotazione sono, nei limiti e con i vincoli prescritti, a discrezione e carico dei partecipanti. Nella scelta dell’hotel si raccomanda comunque di evitare il superamento del limite di spesa di 70 euro/notte.

5. I titoli di spesa cartacei possono essere inviati tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno?

  • Sì, i titoli di spesa cartacei potranno essere inviati a quest’ufficio tramite raccomandata AR

 

6. I partecipanti, per il tramite dell’ufficio di appartenenza, possono usufruire dei servizi di agenzia per la prenotazione del viaggio e del pernottamento?

  • Sì, in tal caso sarà l’ufficio di servizio che provvederà ad anticipare tutte le spese e a redigere la rendicontazione da inviare all’IIS Paolo Baffi per il successivo rimborso.
    L'ufficio di servizio che anticipa le spese dovrà rendicontare dettagliando analiticamente i dati e i costi individuali e dovrà operare affinché tutti i limiti ed i vincoli predetti siano rispettati distintamente per ogni singolo partecipante.

 

7. Abbiamo acquistato il biglietto del treno per più partecipanti ma ci hanno rilasciato un unico biglietto cumulativo. Come dobbiamo rendicontare? 

  • Le istanze di rimborso delle spese di viaggio e di eventuali vitto e pernottamento dovranno in ogni caso essere individuali, cioè ogni partecipante dovrà compilare e sottoscrivere il proprio modulo.
    Nel modulo di rimborso dovranno essere indicati esclusivamente gli importi relativi alle spese sostenute individualmente dal richiedente e sottoscrittore del modulo stesso.
    In caso di titolo di viaggio cumulativo, cioè comprendente più partecipanti, dovranno preliminarmente essere annotati sul biglietto originale i nominativi dei partecipanti contitolari dello stesso.
    Successivamente, ogni singolo partecipante allegherà al proprio modulo di richiesta rimborso una copia del biglietto condiviso integrata con i propri dati anagrafici.
    Il titolo originale dovrà comunque essere inviato all'istituto in epigrafe assieme alle domande di rimborso.

 

8. Si chiede se è possibile inviare la domanda di rimborso in copia digitale via e-mail?

  • Questa amministrazione deve poter disporre della documentazione cartacea in originale.
    Pertanto, al fine di snellire le procedure di rimborso, le singole domande ed i relativi allegati possono essere accettate in copia digitale (file PDF) qualora i rispettivi originali siano protocollati e custoditi presso l’ufficio di servizio.
    L’ufficio di servizio dovrà in tal caso provvedere all’invio delle domande in copia tramite e-mail istituzionale, specificando per ciascuna domanda il n. di protocollo di  acquisizione agli atti dei documenti originali.

 

 

 

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